תקצוב הוא תהליך של תכנון, הקצאה ובקרה של משאבים כספיים בתוך עמותה. הכנת התקציב כרוכה בהערכת הכנסות, הוצאות וקביעת יעדים לתקופה מוגדרת. התקציב משמש כתוכנית לקבלת החלטות, הקצאת משאבים והשגת יעדים .
בעת בניית התקציב לעמותה חדשה או לעמותה קיימת יש לקחת בחשבון גורמים חיצוניים היכולים להשפיע על פעילות העמותה כגון תורמים, פרסום קולות קוראים, הוצאות צפויות ובלתי צפויות, תקורות ועוד. תקציב שמנוהל בצורה מקצועית מסייע למנהלי העמותה להקצות משאבים בצורה יעילה, לתעדף הוצאות ולנהל סיכונים פיננסיים .
מנהלי העמותה אחראים לפעילותה הכספית של העמותה ועליהם לוודא שהעמותה לא גרעונית שכן הפסדים מתמשכים יביאו לחוסר יכולת להמשיך בפעילות העמותה. מצד שני קיים איסור צבירת עודפים באופן לא סביר הנובע בין היתר מתכלית העמותה לפעול לקידום מטרותיה, ומהנחת היסוד שתורמים או גופים אחרים העבירו כספים לעמותה לצורך קידום ישיר של מטרותיה תוך זמן סביר.
להבדיל מחברות שבהן ההכנסות וההוצאות הינן מחזוריות או קבועות, בעמותות רבות יש חוסר וודאות רב הנובע ממספר סיבות:
1.תרומות – גיוס כספים מתורמים משתנה מאוד בין שנה לשנה כאשר יכולים להיות חודשים רבים ללא הכנסות מתרומות ומאידך קבלת תרומה גדולה בחודש מסוים.
2.מקורות ממשלתיים – הקצבות ותמיכות ממשלתיות לעיתים רבות מושפעות מגורמים חיצוניים כגון מצב פוליטי במדינה מה שמעכב תקציבים שהעמותה זכאית להם.
3.פרויקטים חד פעמיים – העמותות אשר נותנות מענה לצרכים השונים של החברה מוצאות את עצמן נדרשות לתת מענה מיידי לאתגרים שונים מה שדורש משאבים כלכליים מיידיים בעוד שמקורות המימון יגיעו בהמשך (אם בכלל).
ניהול תקציב של עמותה מספק לעמותה יתרונות רבים הכוללים:
א. מדידת ביצועים – כולל הערכת הישגי העמותה ביחס למטרותיה ומספק תובנות חשובות לגבי עד כמה עמותה מנצלת את משאביה, עומדת ביעדים ומספקת ערך עבור האוכלוסיה.
ב. הרמת דגל- בקרה שוטפת המבוצעת באמצעות דוחות תקציב מול ביצוע יאפשרו למנהלי העמותה לזהות בעיות בעוד מועד ולהגיב כשעוד ניתן לבצע שינויים.
ג. מדדי ביצועים – ניתן לקבוע מדדי ביצוע כך שעל ידי מעקב אחר אינדיקטורים אלה עמותות יכולות להעריך את האפקטיביות של החלטות התקציב שלהן ולזהות תחומים לשיפור.
ד. שיתוף פעולה ותקשורת- תהליך בניית התקציב דורש תיאום, שיתוף פעולה ואיחוד מטרות של כלל הגורמים בעמותה כך שכלל הגורמים יהיו מסונכרנים לטובת המטרות.
ה. שיפור מתמיד- תקציב והערכת ביצועים צריכים להיות תהליכים מתמשכים. עמותות צריכות להעריך באופן רציף את יחסי התקציב מול ביצוע שלהן, לזהות תחומים לשיפור וליישם שינויים כדי לשפר את היעילות והאפקטיביות.
מבנה התקציב משתנה בהתאם לרמת הרזולוציה שרוצים להציג כאשר המבנה הבסיסי כולל:
• הכנסות העמותה – ניתן להציג בשורה אחת או לפרט לפי מקורות: תרומות, משרדי ממשלה, הכנסות בשווי וכו’
• הוצאות הפעילות – אלו ההוצאות בגין הפרויקטים של העמותה גם כאן ניתן להציג בשורה אחת או לפתוח שורה לכל פרויקט או תחום. אפשרות נוספת להציג את הפרויקטים בעמודות שונות – למטה ניתן להוריד קובץ תקציב שכולל גם אפשרות זו.
• הוצאות הנהלה וכלליות – אלו הוצאות בגין תקורות עליהן אפרט בהמשך
• הוצאות מימון – הוצאות בגין עמלות בנקים וריביות בגין הלוואות שהעמותה נטלה.
כפי שציינתי ניתן להציג את התקציב בצורה מצומצמת או להרחיב כל שורה – עכשיו את יכולים לבנות תקציב מקצועי, מעוצב וברור בקלות – רשמו את המייל שלכם למטה ותוך דקה קובץ התקציב אצלכם במייל.
הוצאות תקורה של עמותה הינן הוצאות שוטפות ההכרחיות לצורך ניהול ותמיכה שוטפת בפעילות העמותה, בדוחות הכספיים הוצאות אלו מוגדרות “הוצאות הנהלה וכלליות”. אומנם הוצאות אלו אינן קשורות באופן ישיר לפעילות אך פעילות העמותה לא יכולה להתקיים בלעדיהן.
דוגמאות לתקורות בעמותה– שכר מנכ”ל/ית, שכירות משרדים, ביטוח, הוצאות בגין תוכנות, הנהלת חשבונות, רו”ח, הוצאות גיוס תרומות ועוד.
חשיבות והכרחיות של הוצאות תקורה יכולות לבוא לידי ביטוי במספר נושאים:
• הוצאות שכר הנהלה – להנהלה חשיבות רבה בהתווית הדרך וניהול הפרויקטים השונים של העמותה.
• עמידה בהוראות החוק – הוצאות בגין הנהלת חשבונות, ביקורת רו”ח, ביטוחים ועוד נדרשים לצורך עמידה בהוראות החוק והמשך ניהול תקין של העמותה.
• תשתיות טכנולוגיות – ישנן תוכנות כמו מערכת CRM הנדרשות לפעילות השוטפת של העמותה ולייעול תהליכים.
• שיווק ופרסום- הוצאות בגין פרסום פעילות העמותה מסייעות להעלאת המודעות לפעילותה ולהרחבת הנהנים משירותי העמותה כמו כן פרסום נדרש גם לצורך גיוס משאבים לעמותות.
חובה על מנהלי העמותה לנהל בחוכמה את הוצאות התקורה של העמותה, אסור לחרוג מאחוז הוצאות הנהלה וכלליות שנקבע לפי הוראות החשכ”ל (החשב הכללי) בהוראת התכ”מ מספר 6.1.3- הגבלת הוצאות הנהלה וכלליות:
| מחזור ההכנסות השנתי (במיליוני שקלים חדשים) | שיעור שולי מרבי של הוצאות הנהלה וכלליות ביחס למחזור ההכנסות השנתי |
|---|---|
| עד 10 | 22% |
| מעל 10 ועד ל- 25 הבאים | 15.50% |
| מעל 25 ועד ל- 50 הבאים | 10% |
| מעל 50 ועד ל-75 הבאים | 8.50% |
| מעל 75 ועד ל-100 הבאים | 7.50% |
| מעל ל-100 הבאים | 5% |
חשוב: בעת הכנת תקציב לפרויקט חדש נשאלת השאלה האם יש צורך לתקצב ולייחס את התקורות לפרויקט. ישנם מקרים שברור שיש לייחס תקורות לפרויקט שכן הוצאות אלו עולות בעקבות הפרויקט למשל גידול בהוצאות גיוס תרומות לצורך הפרויקט. מצד שני יש מקרים שבהם לא נכון לבחון את הפרויקט כולל התקורות שכן הפרויקט החדש לא גורם לעלייה בתקורות וייחוס התקורות מעוות את תוצאות הפרויקט.
לכן על מנהלי העמותה לשקול כל העת את תקורות העמותה:
• תיקצוב – לבנות תקציב לתקורות הלוקח בחשבון את הצורך בעמידה בהוראות החוק, את המשאבים הניהוליים הנדרשים לצורך ביצוע מטרות העמותה ועוד
• תיעדוף – יש לתעדף הוצאות חיוניות לעומת הוצאות בגין דברים ש”טוב שיש” אך אינם חובה
• יעילות וחסכון – חשוב כל הזמן לבחון האם ניתן לייעל את המשאבים הקיימים והאם יש דרך לחסוך בהוצאות תקורה למשל באמצעות מו”מ עם ספקים או בחינה של מספר הצעות מספקים שונים קודם רכישת השירות או הציוד
• איגום משאבים – בחינה של האפשרויות העומדות בפני העמותה להקטים הוצאות תקורה באמצעות שיתופי פעולה כגון שיתוף שטחי המשרדים עם עמותה אחרת, הסכמי רכש משותפים ועוד
התקציב הינו כלי קריטי עבור מנהלי העמותה ודוחות תקציב מול ביצוע תקופתיים קריטיים להצלחת העמותה. תקציב שנבנה בצורה מקצועית יסייע למנהלי העמותה לנווט אותה לעבר המטרות שלשמה הוקמה.
מנהלי עמותות משקיעים משאבים רבים בהכנת תקציב ולא תמיד מצליחים מכיוון שהנושא מצריך ידע חשבונאי וניסיון. לכן ברוב המקרים כדאי מאוד להיעזר באיש מקצוע חיצוני שידע לבצע טוב יותר את הבקרה התקציבית ולנהל את תזרים העמותה ויפנה זמן יקר עבור מנהלי העמותה.
Input your search keywords and press Enter.
